Seberapa besar biaya komunikasi perusahaan Anda dalam dua belas bulan terakhir? Kemungkinannya adalah, Anda tidak tahu. Peluangnya bahkan lebih baik jauh lebih banyak daripada yang Anda mampu.
Tetapi Anda tidak akan menemukan angka-angka dalam laporan keuangan atau laporan departemen akhir tahun. Tidak ada yang muncul mengatakan "kehilangan produktivitas karena pertemuan yang menyedihkan" atau "peluang bisnis yang hilang melalui keterampilan menjual yang menyedihkan" atau "karyawan berhenti karena tidak ada komunikasi di sekitar sini."
Mengapa? Karena kebanyakan orang tidak yakin apa sebenarnya komunikasi itu.
Pertimbangkan ini: Ketika perusahaan melakukan penilaian kebutuhan internal, komunikasi hampir selalu muncul di dekat bagian atas daftar. Tetapi jika Anda bertanya kepada sepuluh orang yang memasukkannya ke dalam daftar persis apa artinya, Anda akan mendapatkan sepuluh jawaban berbeda. Orang sering tidak dapat menunjukkan masalah — mereka hanya memiliki perasaan komunikasi yang tidak jelas. Sayangnya, ketidakjelasan ini menurunkan komunikasi ke bagian bawah daftar tindakan.
Sebenarnya, komunikasi bukanlah "baik untuk dimiliki" yang hangat dan tidak jelas - itu tidak lain adalah darah kehidupan organisasi Anda. Jika darah tidak bersirkulasi dengan tekanan dan kecepatan yang tepat ke semua bagian dan ekstremitas tubuh manusia, tubuh itu sakit dan akhirnya mati. Begitu juga dengan organisasi di mana komunikasi tidak mengalir dengan bebas.
Komunikasi tidak terbatas pada visi dan pernyataan misi dari atas; itu bukan hanya rilis berita yang mempublikasikan hasil keuangan atau pengumuman produk baru; itu bukan hanya buletin internal atau klien, laporan tahunan atau pesan rekaman video kepada pasukan. Ini semua penting, tetapi mereka hanya membentuk sebagian kecil dari komunikasi — dan miskomunikasi — yang terjadi setiap hari di tempat kerja.
Apa yang saya sebut komunikasi terapan adalah interaksi tertulis, lisan dan non-verbal di antara orang-orang untuk menyelesaikan sesuatu. Dibutuhkan kerja sama untuk membuat produk. Dibutuhkan kolaborasi untuk mendekati pasar baru. Dibutuhkan kerja tim untuk menerapkan strategi. Dibutuhkan komunikasi terapan ini untuk minyak dan menjalankan mesin bisnis. Dan jika mesin itu rusak — seperti yang sering terjadi — banyak uang hilang. Di bidang ini, komunikasi terapan, kita perlu mencari saluran keuangan.
Kehilangan waktu
Berapa biaya waktu Anda perusahaan untuk setiap jam Anda bekerja? Aturan praktis yang baik dalam menghitung biaya per jam adalah: gaji tahunan dibagi 2000 (berdasarkan 50 40 jam minggu). Ketika Anda mengetahui angka ini untuk waktu Anda sendiri dan juga staf Anda, Anda dapat mulai menghitung biaya komunikasi terapan di tempat kerja.
Rapat
Terlepas dari tujuannya, rapat adalah latihan dalam komunikasi terapan: Anda berbicara, Anda mendengarkan, Anda berinteraksi. Saya belum pernah bertemu orang dalam bisnis yang tidak mengeluh tentang pertemuan: terlalu banyak, terlalu lama, terlalu membosankan. Saya akan menambahkan itu: terlalu mahal.
Pertimbangkan pertemuan yang seharusnya berlangsung satu jam tetapi entah bagaimana memperluas untuk menghabiskan sebagian besar sore. Hitung biaya per jam dari total waktu peserta dan kalikan dengan panjang pertemuan — dan perlu diingat bahwa semakin tinggi tingkat peserta semakin mahal waktu. Hasilnya mungkin tidak terdengar terlalu mengkhawatirkan, sampai Anda mempertimbangkan berapa banyak pertemuan yang terjadi di organisasi Anda setiap hari, setiap minggu, setiap tahun. Lakukan aritmatika.
Korespondensi
Surat, laporan, memo, dan sekarang email di mana-mana — komunikasi tertulis adalah bagian integral dari berbisnis. Sayangnya, statistik menunjukkan bahwa karyawan perusahaan menghabiskan terlalu banyak waktu untuk menulisnya, dan sangat buruk pada saat itu, sehingga mereka yang menerima menghabiskan terlalu banyak waktu untuk membacanya!
Jika karyawan $ 40.000 per tahun menghabiskan hanya dua jam sehari membaca, menulis, dan mengelola email, itu adalah biaya tahunan $ 9.000. Menilai dari apa yang orang katakan tentang kebiasaan kerja mereka, dua jam sehari adalah perkiraan konservatif. Dan bagaimana dengan mereka yang memiliki tingkat gaji yang jauh lebih tinggi yang menghabiskan lebih lama menulis setiap hari? Lakukan aritmatika.
Presentasi
Orang-orang di semua tingkatan menyajikan informasi dalam berbagai pengaturan di tempat kerja setiap hari. Presentasi ini tidak hanya menghabiskan banyak waktu dalam pembuatan dan persiapan, tetapi juga waktu yang mahal bagi mereka yang harus mendengarkannya. Sayangnya, keterampilan presentasi yang buruk sering menghasilkan latihan yang sia-sia yang berkomunikasi kurang dari laporan tertulis sederhana. Berapa banyak presentasi yang tidak berguna terjadi di perusahaan besar setiap hari? Lakukan aritmatika.
Kehilangan bisnis
Kadang-kadang tenaga penjualan tahu "nada" mereka dengan sangat baik sehingga mereka benar-benar mengabaikan input yang mungkin diberikan oleh calon pelanggan. Mereka nyaris tidak berjabat tangan dan duduk sebelum mulai berbicara. Mereka dengan blak-blakan meresepkan produk atau layanan mereka sebagai obat untuk suatu masalah, bahkan tanpa mengetahui apakah masalah seperti itu bahkan ada.
Tetapi proses penjualan yang efektif, pada kenyataannya, adalah percakapan, latihan dua arah dalam komunikasi terapan. Dilakukan dengan buruk, ini dapat mengakibatkan penjualan yang hilang dan peluang yang hilang untuk hubungan bisnis yang berkelanjutan.
Customer loss doesn’t happen only in the sales process, but can also be spurred by an inept "customer service" exchange. When someone calls to complain, the client relationship is at a fragile point. It can be repaired through the right message well delivered, or broken beyond repair by poor communication. When we consider the total lifetime value of a customer relationship, we can truly appreciate the real dollar cost of poor communication.
Loss of people
Whatever people tell their bosses about their reasons for leaving the company, exit interviews often tell a different story. One of the most common reasons cited is that they don’t feel anyone listened to them.
Day after day in the workplace, millions of people go through the motions of talking with each other in person and on the phone, constantly connected through technology, and never truly communicating with one another. Study after study tells us that recognition and respect are more motivating than money, and one of the best ways to show people they are valued is to listen to them. Sadly, listening is probably the most underused of all the communication skills.
So people leave. How much then does it cost to replace them? Studies give a wide range, from a low of 25% of salary, plus benefits, to a whopping 150%. Employee replacement represents yet another huge cost that can at least sometimes be charged to poor communication.
By improving the way people (and I mean people at all levels) interact in order to get things done, we can increase productivity—with its attendant positive impact on the bottom line.
